Sau khi hồ sơ bảo lãnh định cư được USCIS chấp thuận, nhiều trường hợp sẽ được chuyển sang NVC để tiếp tục xử lý trước khi hồ sơ đi đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ.
Ở giai đoạn này, cần hoàn tất các khoản phí, đơn xin visa, hồ sơ bảo trợ tài chính và giấy tờ dân sự trên hệ thống CEAC. Tại Việt Nam, quá trình này thường được gọi ngắn gọn là “làm 6 bước NVC”.
Cần hiểu rằng “6 bước NVC là gì” và nhóm các công việc để dễ theo dõi, không phải tên của một quy trình 6 bước chính thức do Bộ Ngoại giao Mỹ đặt ra. Quy trình visa định cư chính thức của Bộ Ngoại giao Mỹ được chia thành nhiều giai đoạn hơn. Hãy cùng Toàn Cầu Visa khám phá NVC là gì và 6 bước để hoàn thiện hồ sơ trong bài viết dưới đây.
NVC là gì và xử lý hồ sơ ở giai đoạn nào?
NVC là viết tắt của National Visa Center, tức Trung tâm Thị thực Quốc gia Hoa Kỳ. Đây là đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao Mỹ, có nhiệm vụ xử lý hồ sơ visa định cư ở giai đoạn trung gian sau khi hồ sơ bảo lãnh được USCIS chấp thuận và trước khi chuyển đến cơ quan lãnh sự để phỏng vấn.
NVC không phải là cơ quan quyết định cuối cùng việc cấp visa.
Có thể hiểu vai trò của ba cơ quan như sau:
- USCIS: Xét hồ sơ bảo lãnh ban đầu.
- NVC: Thu phí, đơn và tài liệu cần thiết để chuẩn bị hồ sơ visa định cư.
- Đại sứ quán/Lãnh sự quán: Phỏng vấn và xét việc cấp visa.
Khi nào hồ sơ được chuyển sang NVC?
Với bảo lãnh vợ chồng đi Mỹ, các hồ sơ visa CR1 bảo lãnh vợ chồng và visa IR1 dành cho vợ/chồng công dân Mỹ thường đi qua NVC khi được xử lý theo con đường lãnh sự.
Sau khi USCIS chấp thuận hồ sơ thuộc diện xử lý visa định cư qua lãnh sự, hồ sơ được chuyển đến NVC.
NVC sẽ tạo hồ sơ visa và gửi Welcome Letter, trong đó có:
- Mã hồ sơ NVC
- Mã hóa đơn
- Hướng dẫn truy cập CEAC
Các thông tin này được dùng để đăng nhập và tiếp tục xử lý hồ sơ trên hệ thống của Bộ Ngoại giao Mỹ. NVC công bố thời gian tạo hồ sơ hiện tại trên trang NVC Timeframes và cập nhật dữ liệu này định kỳ.
6 bước NVC thực chất là cách gọi gì?
Bộ Ngoại giao Mỹ không đặt tên một quy trình chính thức là “6 bước NVC”.
Cách gọi này phổ biến vì người làm hồ sơ tại Việt Nam thường gom những công việc quan trọng tại NVC thành sáu nhóm để dễ theo dõi.
Do cách nhóm khác nhau, bạn có thể thấy website này tính Welcome Letter là bước đầu tiên, trong khi website khác lại tính xếp lịch phỏng vấn là bước cuối.
Điều quan trọng không phải là đếm đúng “sáu ô”, mà là hoàn thành đầy đủ các yêu cầu của NVC và đưa hồ sơ đến trạng thái đủ giấy tờ.
6 bước làm hồ sơ tại NVC gồm những gì?
Có thể nhóm các công việc tại NVC theo trình tự thực tế sau:
Bước 1: Thanh toán các khoản phí áp dụng
Sau khi đăng nhập CEAC, người làm hồ sơ cần thanh toán các khoản phí được hệ thống yêu cầu.
Thông thường hồ sơ visa định cư gia đình có thể liên quan đến:
- Phí xử lý đơn xin visa định cư
- Phí xem xét hồ sơ bảo trợ tài chính khi áp dụng
Bộ Ngoại giao Mỹ hiện khuyến nghị cho phép 10 ngày lịch để NVC xử lý khoản thanh toán trước khi tiếp tục bước tiếp theo, mặc dù một số giao dịch có thể chuyển sang trạng thái đã thanh toán sớm hơn.
Vì mức phí có thể thay đổi, bài này không dùng một bảng chi phí cố định.
Bước 2: Hoàn tất đơn DS-260
Sau khi khoản phí liên quan được xử lý, người xin visa thực hiện DS-260 – đơn xin visa định cư điện tử.
Thông tin trong DS-260 cần được khai dựa trên hồ sơ thực tế và nên thống nhất với những dữ liệu quan trọng đã khai trước đó, chẳng hạn:
- Họ tên
- Ngày sinh
- Địa chỉ
- Lịch sử hôn nhân
- Thông tin gia đình
- Quá trình cư trú
- Thông tin xuất nhập cảnh khi có
DS-260 là một phần quan trọng trong giai đoạn xử lý hồ sơ tại NVC và được người xin visa hoàn tất trực tuyến trên hệ thống CEAC. Bạn có thể xem hướng dẫn cách điền đơn DS-260 để biết các thông tin cần chuẩn bị, những mục cần lưu ý và cách kiểm tra đơn trước khi nộp.
Bước 3: Hoàn tất I-864 và hồ sơ tài chính
Đối với nhiều hồ sơ bảo lãnh gia đình, người bảo lãnh cần hoàn tất mẫu đơn I-864 – hồ sơ bảo trợ tài chính, cùng những tài liệu chứng minh phù hợp.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể liên quan đến:
- Thu nhập
- Hồ sơ thuế
- Việc làm
- Tài sản
- Người đồng bảo trợ
- Thành viên hộ gia đình tham gia bảo trợ
Không phải mọi hồ sơ đều có cấu trúc tài chính giống nhau, vì vậy không nên chỉ tải một bộ I-864 mẫu trên mạng rồi áp dụng cho mọi trường hợp.
Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ dân sự
Người xin visa cần chuẩn bị những giấy tờ dân sự NVC yêu cầu theo loại hồ sơ và quốc gia cấp giấy tờ.
Các nhóm thường gặp có thể gồm:
- Giấy khai sinh
- Giấy đăng ký kết hôn
- Giấy tờ về hôn nhân trước đây nếu có
- Lý lịch tư pháp khi được yêu cầu
- Hộ chiếu
- Các tài liệu dân sự khác tùy hồ sơ
Bộ Ngoại giao Mỹ yêu cầu giấy tờ dân sự phải phù hợp với cơ quan cấp được công nhận theo hướng dẫn từng quốc gia.
Vì vậy, “có giấy” chưa chắc đã đồng nghĩa “đúng giấy NVC yêu cầu”.
Bước 5: Tải hồ sơ lên CEAC và nhấn gửi tài liệu
Đây là bước rất dễ bị hiểu sai.
Tải tài liệu lên CEAC chưa có nghĩa NVC đã nhận hồ sơ để xét.
Sau khi tải đầy đủ các tài liệu bắt buộc cho từng người và từng phần, người dùng còn phải nhấn Submit Documents, tức gửi tài liệu cho NVC.
Chỉ sau khi thao tác này hoàn tất, hồ sơ mới được đưa vào hàng chờ xét của NVC.
Trên CEAC, trạng thái “Not Submitted” có nghĩa tài liệu đã tải lên nhưng vẫn chưa gửi cho NVC; “Submitted” mới thể hiện tài liệu đã được gửi và đang chờ xem xét.
Bước 6: NVC xét hồ sơ và xác nhận đủ giấy tờ hoặc yêu cầu sửa
Sau khi hồ sơ được gửi, NVC kiểm tra đơn và tài liệu.
Có hai hướng chính:
- Hồ sơ cần sửa: NVC thông báo tài liệu nào chưa đúng hoặc còn thiếu. Người dùng phải đọc ghi chú trên CEAC, sửa tài liệu rồi gửi lại. Hồ sơ sau đó phải trải qua một vòng xét mới.
- Hồ sơ đủ yêu cầu: NVC xác nhận hồ sơ đã hoàn tất về mặt giấy tờ, thường được người làm hồ sơ gọi tắt là DQ.
DQ không có nghĩa visa đã được chấp thuận và cũng không có nghĩa đã có lịch phỏng vấn.
Làm 6 bước NVC mất bao lâu?
Không có một số tuần hoặc số tháng cố định áp dụng cho mọi hồ sơ. Muốn tính thời gian thực tế, nên tách thành bốn khoảng khác nhau.
1. Thời gian chờ NVC tạo hồ sơ
Khoảng thời gian này bắt đầu khi USCIS chuyển hồ sơ được chấp thuận sang NVC.
NVC có trang NVC Timeframes cập nhật đang tạo những hồ sơ được USCIS gửi đến vào khoảng thời gian nào. Dữ liệu được cập nhật hằng tuần.
2. Thời gian bạn tự hoàn tất hồ sơ
Khoảng này phụ thuộc nhiều vào người bảo lãnh và người xin visa.
Có hồ sơ chuẩn bị nhanh vì giấy tờ đã sẵn sàng. Có trường hợp mất thêm thời gian vì phải:
- Bổ sung giấy tờ
- Xin lý lịch tư pháp
- Chuẩn bị hồ sơ thuế
- Tìm người đồng bảo trợ
- Điều chỉnh thông tin
- Làm lại tài liệu chưa đúng yêu cầu
Đây không phải thời gian NVC đang “xét chậm”.
3. Thời gian NVC xét tài liệu
Sau khi nhấn gửi tài liệu, hồ sơ mới vào hàng chờ xét.
NVC công bố Current Case Review Time để người dùng biết cơ quan này đang xem các tài liệu được gửi vào thời điểm nào. Dữ liệu này thay đổi theo hàng đợi nên không nên đóng đinh rằng NVC luôn xét trong “1–2 tuần” hay “2–3 tuần”.
Làm sao biết hồ sơ NVC đang ở bước nào?
Bạn có thể dùng ba nơi khác nhau, tùy vấn đề đang chờ.
Kiểm tra CEAC
CEAC giúp biết tình trạng cụ thể của hồ sơ và tài liệu.
Một số trạng thái thường gặp:
- In Process: khoản phí đang được xử lý
- Paid: phí đã được ghi nhận
- Incomplete: chưa hoàn tất
- Not Submitted: đã tải tài liệu nhưng chưa gửi
- Submitted: đã gửi và NVC đang xem xét
- Invalid Doc: tài liệu có vấn đề cần sửa
- Accepted: tài liệu được NVC chấp nhận
Kiểm tra NVC Timeframes
Trang này trả lời ba câu hỏi quan trọng:
- NVC đang tạo hồ sơ được USCIS gửi đến thời điểm nào
- NVC đang xét tài liệu nộp thời điểm nào
- NVC đang phản hồi yêu cầu liên hệ đến thời điểm nào
Sau DQ, kiểm tra công cụ xếp lịch phỏng vấn
Nếu hồ sơ đã đủ giấy tờ, việc tiếp tục nhìn “NVC đang review ngày nào” không còn giải quyết đúng câu hỏi.
Lúc này cần xem hàng chờ xếp lịch phỏng vấn tại nơi hồ sơ sẽ phỏng vấn.
Những lỗi thường làm hồ sơ NVC kéo dài
Một số lỗi thường khiến hồ sơ phải trải qua thêm vòng xử lý gồm:
- Tải tài liệu nhưng quên nhấn gửi
- I-864 hoặc tài liệu tài chính chưa đúng
- Dùng giấy tờ dân sự không đúng yêu cầu
- Thông tin DS-260 mâu thuẫn với hồ sơ trước đó
- Tải tài liệu thiếu trang hoặc khó đọc
- Gửi tài liệu qua email hoặc đường bưu điện khi NVC không yêu cầu
- Hiểu rằng DQ đồng nghĩa đã có lịch phỏng vấn
Bộ Ngoại giao Mỹ lưu ý chỉ gửi tài liệu qua đường bưu điện hoặc email khi NVC hướng dẫn cụ thể; gửi sai phương thức có thể làm chậm hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp về NVC
NVC và USCIS có giống nhau không?
Không. USCIS chủ yếu xét hồ sơ bảo lãnh ban đầu. NVC thuộc Bộ Ngoại giao Mỹ và xử lý giai đoạn chuẩn bị hồ sơ visa định cư trước khi chuyển đến cơ quan lãnh sự.
Làm xong 6 bước NVC có chắc chắn được phỏng vấn không?
Không. Hồ sơ đủ giấy tờ mới đủ điều kiện bước sang hàng chờ tiếp theo. Thời điểm phỏng vấn còn phụ thuộc lịch của cơ quan lãnh sự và tình trạng visa có sẵn nếu diện visa thuộc nhóm bị giới hạn số lượng.
K1 có làm 6 bước NVC giống CR1 hoặc IR1 không?
Không nên áp dụng máy móc quy trình trên cho K1. NVC cũng lưu ý trang thời gian xử lý thông thường của họ không áp dụng cho hồ sơ K/fiancé(e).
Khi nào nên liên hệ NVC?
Trước khi gửi yêu cầu, nên kiểm tra NVC Timeframes. Nếu hồ sơ hoặc yêu cầu của bạn đã vượt qua mốc thời gian mà NVC công bố đang xử lý, lúc đó mới nên cân nhắc gửi yêu cầu qua biểu mẫu liên hệ chính thức.
Kết luận
Để hiểu làm 6 bước NVC là gì và mất bao lâu, không nên chỉ tìm một con số chung. Hãy xác định hồ sơ đang ở đúng trạng thái nào:
Chờ NVC tạo hồ sơ → hoàn tất phí và giấy tờ → gửi tài liệu → NVC xét → sửa nếu cần → đủ giấy tờ/DQ → chờ lịch phỏng vấn.
Quan trọng nhất là phân biệt đã tải hồ sơ, đã gửi hồ sơ, đang được NVC xét, đã DQ và đã có lịch phỏng vấn. Đây là những trạng thái hoàn toàn khác nhau.
Nếu chưa xác định hồ sơ đang vướng ở bước nào hoặc tài liệu NVC là gì và cần sửa ra sao, bạn có thể liên hệ Toàn Cầu Visa để được hỗ trợ kiểm tra theo tình trạng hồ sơ thực tế.
TỔ CHỨC TOÀN CẦU VISA
- Website: https://toancauvisa.com
- Địa chỉ: Phòng 3.21 - 3.22, Tầng 3, Newton Building, 38 Trương Quốc Dung, P. Phú Nhuận, TP.HCM
- Hotline Tư Vấn: 0906 818 318 - 0903 912 212
- Email: info@toancauvisa.com
- Facebook: https://www.facebook.com/baolanhmy
- Maps: https://www.google.com/maps?cid=13330425212099945767
