Sau khi Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) tiếp nhận hồ sơ, số biên nhận do USCIS cấp có thể được dùng để kiểm tra tình trạng xử lý trực tuyến. Qua hệ thống chính thức, có thể xem hồ sơ đang ở trạng thái nào, USCIS vừa cập nhật gì và có thông báo nào cần xử lý thêm hay không.
Trong bài này, Toàn Cầu Visa sẽ hướng dẫn cách kiểm tra tình trạng hồ sơ USCIS, từ việc xác định đúng số biên nhận, tra cứu trên hệ thống đến cách đọc kết quả. Nếu trạng thái chưa thay đổi trong một thời gian, phần cuối bài cũng hướng dẫn cách đối chiếu thời gian xử lý trước khi gửi yêu cầu cho USCIS.
Xác định đúng số biên nhận USCIS trước khi tra cứu
Để tra cứu, cần dùng Số Biên Nhận USCIS (Receipt Number) gồm 13 ký tự: 3 chữ cái đứng đầu và 10 chữ số phía sau. Số này thường nằm trên thông báo USCIS gửi sau khi tiếp nhận hồ sơ.
Ví dụ: IOE1234567890
Trong hồ sơ di trú có thể xuất hiện nhiều dãy số khác nhau, nên cần nhìn đúng mục Receipt Number trên thông báo. Số này không phải A-Number và cũng không phải số hồ sơ NVC.
Trước khi tra cứu, nên kiểm tra nhanh:
- Số biên nhận có đủ 13 ký tự;
- Ba ký tự đầu là chữ cái;
- Mười ký tự sau là chữ số;
- Nếu trên thông báo có dấu gạch ngang, bỏ dấu gạch ngang khi nhập vào hệ thống.
Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ USCIS bằng số biên nhận
USCIS cung cấp Case Status Online (công cụ kiểm tra tình trạng hồ sơ trực tuyến) để người nộp hồ sơ tự xem cập nhật hiện tại. Chỉ cần nhập đúng số biên nhận, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái đang được ghi nhận cùng phần giải thích liên quan.
Bước 1. Truy cập công cụ kiểm tra của USCIS
Truy cập công cụ kiểm tra tình trạng hồ sơ của USCIS.
Nếu có dùng ứng dụng hoặc website khác để tiện theo dõi, vẫn nên lấy kết quả trên USCIS làm nguồn đối chiếu khi cần xác nhận tình trạng chính thức của hồ sơ.
Bước 2. Nhập số biên nhận USCIS
Tại ô Enter a Receipt Number, nhập chuỗi 13 ký tự của hồ sơ.
Ví dụ, nếu trên thông báo hiển thị: IOE-123-4567890
thì khi tra cứu hãy nhập: IOE1234567890
Sau đó chọn Check Status để xem kết quả.
Nếu hệ thống chưa tìm thấy hồ sơ, nên rà lại từng ký tự trước. Một số chữ và số có hình dạng gần giống nhau nên khá dễ nhập nhầm; vì vậy, một lần tra cứu không ra kết quả chưa đủ để kết luận hồ sơ đang có vấn đề.
Bước 3. Đọc trạng thái cùng phần giải thích bên dưới
Kết quả tra cứu sẽ cho biết tình trạng hiện tại của hồ sơ. Tên trạng thái chỉ cho biết ngắn gọn chuyện vừa xảy ra; phần mô tả bên dưới mới cho biết có cần thực hiện thêm việc gì hay không.
Chẳng hạn, nếu USCIS cho biết đã gửi yêu cầu bổ sung, cần mở chính thông báo đó để xem cơ quan đang yêu cầu tài liệu gì và thời hạn phản hồi. Nếu hồ sơ đã được chấp thuận, thông báo chấp thuận sẽ cung cấp thêm thông tin để xác định bước xử lý tiếp theo.
Ý nghĩa các trạng thái USCIS thường gặp
Trạng thái hiển thị sẽ khác nhau tùy loại hồ sơ và giai đoạn xử lý. Khi đọc kết quả, điều cần quan tâm là USCIS vừa xử lý đến đâu và hồ sơ có yêu cầu hành động hay không, thay vì cố ghi nhớ toàn bộ tên trạng thái.
| Trạng thái thường gặp | Hiểu đơn giản | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Đã nhận hồ sơ (Case Was Received) | USCIS đã tiếp nhận hồ sơ | Giữ số biên nhận và tiếp tục theo dõi |
| Hồ sơ đang được xem xét (Case Is Being Actively Reviewed) | USCIS đang xử lý hồ sơ | Theo dõi cập nhật và các thông báo mới |
| Đã gửi yêu cầu bổ sung (Request for Evidence Was Sent) | USCIS cần thêm thông tin hoặc bằng chứng | Đọc kỹ thông báo để xác định nội dung cần bổ sung |
| Đã nhận phần bổ sung | USCIS đã ghi nhận tài liệu phản hồi | Tiếp tục theo dõi bước xử lý tiếp theo |
| Hồ sơ được chấp thuận (Case Was Approved) | USCIS đã ra quyết định chấp thuận | Đọc thông báo chấp thuận để xác định bước kế tiếp |
Nếu gặp một trạng thái không có trong bảng, hãy đọc tiếp phần giải thích ngay bên dưới. Tên trạng thái chỉ cho biết hồ sơ vừa có cập nhật gì; nếu USCIS yêu cầu thực hiện thêm việc nào đó, nội dung cụ thể thường nằm trong thông báo đi kèm.
Với hồ sơ bảo lãnh vợ/chồng diện F2A của người có thẻ xanh, I-130 được USCIS chấp thuận chưa có nghĩa visa đã sẵn sàng; hồ sơ còn phụ thuộc vào ngày ưu tiên và Bản tin Thị thực.
Cũng cần tách việc trạng thái chưa thay đổi khỏi kết luận rằng hồ sơ đã ngừng được xử lý. Có những giai đoạn hồ sơ vẫn nằm trong quy trình nhưng chưa phát sinh sự kiện mới để hệ thống hiển thị.
Phân biệt tình trạng hồ sơ và thời gian xử lý
Tình trạng hồ sơ và thời gian xử lý thường được xem cùng nhau, nhưng chúng phục vụ hai mục đích khác nhau.
Tình trạng hồ sơ cho biết một hồ sơ cụ thể đang ở trạng thái nào. Trong khi đó, Processing Times (thời gian xử lý) cho biết các hồ sơ cùng loại hiện thường mất khoảng bao lâu để được USCIS giải quyết.
| Tình trạng hồ sơ | Thời gian xử lý | |
|---|---|---|
| Dùng để biết | Hồ sơ hiện đang ở trạng thái nào tại USCIS | Hồ sơ cùng loại thường mất khoảng bao lâu để được xử lý |
| Cách kiểm tra | Dùng số biên nhận USCIS | Chọn loại đơn và đơn vị đang xử lý hồ sơ |
| Phạm vi | Một hồ sơ cụ thể | Nhóm hồ sơ cùng loại |
| Có cho biết ngày USCIS ra quyết định không? | Không | Không |
Theo USCIS, thời gian hiển thị trên công cụ này phản ánh khoảng thời gian cơ quan đã dùng để hoàn tất 80% số hồ sơ được giải quyết trong sáu tháng trước đó. Vì vậy, con số này dùng để tham khảo tình hình xử lý, không phải ngày USCIS cam kết sẽ ra quyết định cho một hồ sơ cụ thể. Với diện vợ chồng, thời gian tại USCIS chỉ là một phần trong thời gian bảo lãnh vợ chồng đi Mỹ qua từng giai đoạn.
Hai công cụ nên được dùng theo thứ tự. Trước hết, kiểm tra tình trạng để biết hồ sơ đang ở đâu. Nếu trạng thái đã lâu chưa thay đổi, lúc đó mới mở công cụ kiểm tra thời gian xử lý của USCIS và chọn đúng loại đơn, đơn vị xử lý để xem khoảng thời gian phù hợp với trường hợp đó.
Khi hồ sơ USCIS lâu không cập nhật
Nếu trạng thái đã lâu chưa thay đổi, chưa nên gửi yêu cầu cho USCIS chỉ dựa vào số tháng đã chờ. Trước hết cần xác định hồ sơ còn nằm trong khoảng xử lý thông thường hay đã đến mốc USCIS cho phép hỏi thêm về tiến độ.
Trước khi liên hệ USCIS, nên kiểm tra lần lượt:
- Tra lại số biên nhận USCIS để xác nhận trạng thái hiện tại.
- Xem các thông báo USCIS đã gửi để chắc rằng không bỏ sót yêu cầu nào.
- Kiểm tra thời gian xử lý của đúng loại đơn và đơn vị đang xử lý hồ sơ.
- Xem hồ sơ đã đến thời điểm có thể gửi câu hỏi về tiến độ hay chưa.
- Nếu đã đủ điều kiện, sử dụng kênh yêu cầu trực tuyến phù hợp của USCIS.
Mốc trên công cụ thời gian xử lý cũng giúp xác định khi nào hồ sơ đã đủ điều kiện để hỏi thêm về tiến độ. Nếu hồ sơ vẫn còn trong khoảng xử lý thông thường, việc trạng thái chưa đổi chưa phải là lý do để gửi yêu cầu ngay.
Nếu hệ thống cho thấy hồ sơ đã đến mốc có thể hỏi thêm, lúc này mới nên gửi yêu cầu kiểm tra hồ sơ cho USCIS. USCIS có các mục riêng cho từng tình huống, chẳng hạn hồ sơ xử lý lâu hơn dự kiến hoặc không nhận được thông báo đã gửi, nên cần chọn đúng trường hợp thay vì gửi một yêu cầu chung.
Câu hỏi thường gặp khi kiểm tra hồ sơ USCIS
Một gia đình có nhiều hồ sơ USCIS thì có dùng chung một số biên nhận không?
Không. USCIS cấp số biên nhận riêng cho từng hồ sơ được tiếp nhận. Nếu có nhiều đơn đang được xử lý, cần dùng đúng số tương ứng với từng hồ sơ khi tra cứu.
Có cần tạo tài khoản USCIS mới kiểm tra được hồ sơ không?
Không. Công cụ Case Status Online cho phép nhập số biên nhận và xem tình trạng cơ bản mà không bắt buộc phải đăng nhập tài khoản. Tài khoản USCIS có thể hỗ trợ thêm việc quản lý hồ sơ đối với những trường hợp được hệ thống hỗ trợ.
Hồ sơ đã chuyển sang NVC thì còn theo dõi bằng USCIS không?
Khi USCIS đã chấp thuận hồ sơ thuộc diện xử lý lãnh sự và chuyển sang Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC), việc theo dõi cũng chuyển sang giai đoạn NVC. Lúc này không nên tiếp tục dùng USCIS Case Status để theo dõi các bước xử lý sau đó.
Nếu hồ sơ đã đến giai đoạn này, các bước xử lý hồ sơ tại NVC sẽ giúp xác định hệ thống và công việc cần theo dõi tiếp theo.
Kết luận
Để kiểm tra tình trạng hồ sơ USCIS, trước hết cần xác định đúng số biên nhận, sau đó tra cứu trên hệ thống chính thức và đọc cả phần giải thích đi kèm trạng thái. Nếu hồ sơ đã lâu chưa thay đổi, bước tiếp theo là kiểm tra thời gian xử lý để biết trường hợp vẫn nằm trong khoảng thông thường hay đã đến lúc có thể gửi yêu cầu cho USCIS.
Nếu chưa chắc hồ sơ hiện còn ở USCIS, đã chuyển sang NVC hay cần theo dõi bằng hệ thống nào, liên hệ Toàn Cầu Visa để được hướng dẫn theo tình trạng hồ sơ thực tế.
TỔ CHỨC TOÀN CẦU VISA
- Website: https://toancauvisa.com
- Địa chỉ: Phòng 3.21 - 3.22, Tầng 3, Newton Building, 38 Trương Quốc Dung, P. Phú Nhuận, TP.HCM
- Hotline Tư Vấn: 0906 818 318 - 0903 912 212
- Email: info@toancauvisa.com
- Facebook: https://www.facebook.com/baolanhmy
- Maps: https://www.google.com/maps?cid=13330425212099945767
